نرم افزار Enterprise Resource Planning (ERP) برای سازمان باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
- یکپارچگی سازمانی: یکی از ویژگی‌های اساسی نرم‌افزار ERP، قابلیت یکپارچگی سازمانی است. این به معنای داشتن یک سیستم مرکزی است که بخش‌های مختلف سازمان از جمله مالی، فروش، تولید و منابع انسانی در آن متمرکز شده‌اند. این یکپارچگی سازمانی امکان دسترسی به اطلاعات به صورت بی‌درنگ و بدون نیاز به تبادل داده‌ها بین سیستم‌های مجزا را فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، تمام بخش‌ها از یک منبع اطلاعاتی مشترک استفاده می‌کنند که منجر به کاهش اشتباهات و تکرار کارها، بهبود هماهنگی و بهره‌وری سازمانی می‌شود.
- مدیریت منابع انسانی: نرم‌افزار ERP باید قابلیت مدیریت منابع انسانی را به صورت جامع و کارآمد فراهم کند. این شامل اطلاعات کارمندان، حقوق و دستمزد، مدیریت حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد و توسعه سازمانی است. با استفاده از این قابلیت‌ها، سازمان می‌تواند فرآیندهای منابع انسانی را بهبود بخشیده، مدیریت بهینه‌تری برای کارمندان فراهم کند و سیستماتیک تر و کارآمدتر با منابع انسانی خود برخورد کند. همچنین، امکانات مدیریت حضور و غیاب و ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت آنلاین، تحت نظارت و به روز شده، مدیران را قادر می‌سازد تصمیم‌گیری‌های بهتری برای توسعه و بهبود منابع انسانی انجام دهند.
- مدیریت مالی: ویژگی دیگری که یک نرم‌افزار ERP باید داشته باشد، مدیریت مالی سازمان است. این شامل حسابداری عمومی، مدیریت بودجه، مدیریت هزینه و درآمد، گزارشگیری مالی و تجزیه و تحلیل هزینه می‌شود. از طریق این قابلیت‌ها، سازمان می‌تواند مدیریت دقیق‌تری برای مالیات، حسابداری عمومی، مدیریت هزینه‌ها و پیگیری درآمدها داشته باشد. همچنین، امکانات گزارشگیری مالی به صورت جامع و تجزیه و تحلیل هزینه‌ها، تصمیم‌گیری را برای مدیران ساده‌تر و دقیق‌تر می‌کند و برای برنامه‌ریزی مالی و استراتژیک بهتر سازمان کمک می‌کند.
- مدیریت فروش و بازاریابی: یکی از نقاط قوت نرم‌افزار ERP، قابلیت مدیریت فروش و بازاریابی است. این شامل مدیریت مشتریان، فروش و سفارشات، پیگیری فروش، ارتباط با مشتریان و تحلیل بازار است. با استفاده از این قابلیت‌ها، سازمان می‌تواند فرآیندهای فروش را بهبود بخشیده، ارتباط بهتری با مشتریان برقرار کند و روند فروش را سریع‌تر و کارآمدتر کند. همچنین، اطلاعات و تجزیه و تحلیل بازاریابی به صورت جامع در دسترس مدیران قرار می‌گیرد که در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بهبود فرآیندهای بازاریابی کمک می‌کند.
- مدیریت زنجیره تأمین: یک نرم‌افزار ERP باید امکان مدیریت جامع زنجیره تأمین را فراهم کند. این شامل مدیریت موجودی، تدارکات، تولید، توزیع و رصد زنجیره تأمین است. این قابلیت‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا فرآیندهای زنجیره تأمین را بهبود بخشیده، کنترل بهتری بر موجودی‌ها داشته باشد و هماهنگی بین تامین‌کنندگان و مشتریان را ساده‌تر و دقیق‌تر کند. همچنین، امکانات رصد و پیگیری زنجیره تأمین به صورت آنلاین، در زمان واقعی و به صورت جامع، به مدیران امکان می‌دهد تصمیم‌گیری‌های بهتری برای بهبود زنجیره تأمین و رسیدن به بهره‌وری بیشتر داشته باشند.
- برنامه‌ریزی و کنترل تولید: یک نرم‌افزار ERP باید امکان برنامه‌ریزی و کنترل تولید را فراهم کند. این شامل برنامه‌ریزی تولید، مدیریت سفارشات، کنترل موجودی و مانیتورینگ عملکرد تولید است. با استفاده از این قابلیت‌ها، سازمان می‌تواند فرآیندهای تولید را بهبود بخشیده، بهینه‌سازی موجودی و توزیع مواد اولیه را انجام دهد و برنامه‌های تولید را بهینه کند. همچنین، امکانات مانیتورینگ و گزارشگیری عملکرد تولید به صورت آنلاین و در زمان واقعی، کنترل بهتری بر فرآیندهای تولید و تصمیم‌گیری‌های بهتر در مورد بهبود عملکرد تولید را فراهم می‌کند.
- گزارشگیری و تحلیل داده: یک نرم‌افزار ERP باید قابلیت گزارشگیری و تحلیل داده را به صورت جامع و کارآمد فراهم کند. این به معنای ارائه گزارشات و تجزیه و تحلیل عملکرد سازمان به صورت جامع و دقیق است. با استفاده از این قابلیت‌ها، سازمان می‌تواند گزارشات مربوط به مالی، فروش، تولید و سایر عملکردها را به صورت سفارشی و مطابق با نیازهای مدیران تهیه کند. همچنین، تجزیه و تحلیل داده‌های جامع و تصاویر گرافیکی قابل فهم، به مدیران امکان می‌دهد تصمیم‌گیری‌های بهتری را براساس اطلاعات دقیق و به‌روز داشته باشند و در راستای استراتژی‌های سازمان عمل کنند.
- امنیت: یکی از اصولی‌ترین ویژگی‌ها برای یک نرم‌افزار ERP، امنیت است. این شامل رمزنگاری اطلاعات، کنترل دسترسی، ردیابی و ضبط فعالیت‌ها است. سازمان‌ها معمولاً دارای اطلاعات حساس و مهمی هستند که نیاز به حفاظت دارند. بنابراین، نرم‌افزار ERP باید دارای مکانیزم‌های امنیتی قوی باشد تا از هرگونه دسترسی غیرمجاز به اطلاعات جلوگیری کند، از جمله رمزنگاری داده‌ها، کنترل دسترسی براساس سطوح مختلف، مانیتورینگ و ضبط فعالیت‌ها برای پیگیری
و شناسایی هرگونه نقض امنیت. - قابلیت انعطاف‌پذیری: نرم افزار ERP باید قابلیت تنظیمات و سفارشی‌سازی داشته باشد، تا بتواند به نیازها و ساختار سازمانی خاص سازمان پاسخ دهد و انعطاف‌پذیری در تغییرات و ارتقا سیستم را فراهم کند.
- قابلیت گسترش: نرم افزار ERP باید قابلیت گسترش و افزودن ویژگی‌ها و ماژول‌های جدید را داشته باشد، تا با رشد سازمان و نیازهای جدید تطبیق پیدا کند.
این ویژگی‌ها مهم‌ترین عواملی هستند که برای انتخاب نرم افزار ERP برای سازمان باید در نظر گرفته شوند. بسته به نیازها و شرایط سازمان، معیارهای دیگری نیز ممکن است مورد توجه قرار بگیرند.
با توجه به این ویژگی‌ها، انتخاب یک نرم‌افزار ERP مناسب برای سازمان می‌تواند در بهبود عملکرد و مدیریت کلیه جنبه‌های سازمانی بسیار مفید واقع شود.