نرم افزار ERP : نرم افزار مدیریت منابع سازمانی

نرم افزار ERP یا نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning )، یک نوع نرم افزار مدیریت منابع سازمانی است که به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های مختلف خود را مدیریت کنند. نرم افزار ERP به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای مالی، منابع انسانی، تولید، فروش، توزیع و … را به یکدیگر متصل کنند و اطلاعات را به صورت مرکزی مدیریت کنند تا بهبود عملکرد و کارایی سازمان را بهبود بخشند.

نرم افزار ERP همچنین می تواند به مدیریت منابع انسانی (HRM)، مدیریت ارتباط با مشتریان(CRM) ، مجموعه های آفیس و سایر ابزارها برای ارائه یک مدل رشد کسب و کار یکپارچه  و خودکار، گسترش یابد.

مدیریت داده و تصمیم گیری، وظایف چالش برانگیزی هستند که نیاز به توجه و مسئولیت پذیری دارند. به همین دلیل، شرکت های مدرن به سرعت  راهکارهای قدیمی برای برنامه ریزی منابع، مدیریت فروش، بازاریابی، پرسنل وامور مالی، را کنار گذاشته و بر روی نرم افزار ERP سرمایه گذاری کرده اند.

 با راهکارهای به روز نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، سازمان های مختلف در اندازه های مختلف و در تمام صنایع می توانند هزینه ها را کاهش دهند، اعتبارسنجی کنند، همکاری را بهبود بخشند و کارایی کسب و کار را ساده کنند. اما چگونه می توانیم محصول مناسب را دریافت کنیم و در بلند مدت از مزایای آن بهره مند شویم ؟

در این مقاله ، شما می توانید اطلاعات جامعی در مورد نرم افزار ERP از جمله انواع ماژول های ERP،  مزایای ERP، مشکلات پیاده سازی و کاربران اصلی نرم افزار ERP بدست آورید.

همچنین به طور مختصر با توسعه نرم افزار ERP و مراحل پیاده سازی ERP آشنا خواهید شد. اگر مایل باشید درباره ی توسعه و مراحل پیاده سازی ERP  بیشتر بدانید، پیشنهاد می کنیم مطلب زیر را مطالعه بفرمائید:

انواع ماژول های نرم افزار ERP

نرم افزار ERP به شما اجازه می دهد تا با استفاده از ماژول ها، حجم بزرگی از داده ها را ذخیره، پردازش مدیریت کنید. ماژول های ERP به شما در بهینه سازی فرآیندها، حفظ تعادل کسب و کار و ذخیره تمام اطلاعات در یک پایگاه داده ساختار یافته کمک می کنند.

همه این امکانات به شما اجازه می دهد تا یک سری فرآیند زیربنایی را بر اساس مجموعه ای از ماژول ها راه اندازی و مدیریت کنید. مهمترین ماژول های ERP عبارتند از:

•  مدیریت زنجیره تأمین (SCM)

به شما کمک می کند تا فرآیندها را کنترل کنید، مقدار متریال را برنامه ریزی کنید و هزینه ها را محاسبه کنید.

• مدیریت چرخه عمر محصول (PLM)

برای کنترل طراحی و کیفیت پروژه، هزینه ها و بهینه سازی مصرف قطعات و مواد اولیه استفاده می شود.

• مدیریت رابطه با تامین کنندگان (SRM)

به شما اجازه می دهد تا جلسات کسب و کار را برنامه ریزی کنید، بودجه را محاسبه کنید و فاکتور صادر کنید.

• مدیریت رابطه با مشتریان (CRM)

بین بازاریاب ها و مشتریان ارتباط برقرار می کند.

• منابع انسانی

شامل پایگاه داده ای با تمام اطلاعات تماس در مورد کارکنان، حقوق، حضور و غیاب و مشارکت کارکنان است.

• مالی

تمام داده های مالی را از سایر ماژول ها و بخش ها جمع آوری می کند، اطلاعات را تحلیل می کند و گزارشاتی تولید می کند. این بهترین ابزار برای مدیریت دارایی ها، از جمله کنترل بدهی های سررسید شده است.

سیستم ERP فعالیت هایی مانند تدارکات، حمل و نقل، امورمالی و موارد دیگر را انجام می دهد. شما می توانید در هر مرحله از چرخه عمر محصول، از تولید تا فروش، از این پلتفرم استفاده کنید.

مزایای نرم افزار ERP

سیستم های ERP با بهینه سازی فرآیندهای اصلی مانند:

• مدیریت روزانه
• ارتباط بین بخش ها و کارایی آنها
• کاهش هزینه های عملیاتی

جریان کار سازمانی را تسهیل می کنند و در نهایت سودآوری کل شرکت را تحت تأثیر قرار می دهند. 

مزایای  ERP  عبارتند از:

1. کاهش هزینه ها

صاحبان کسب و کار می توانند هزینه های IT و پرسنل را کاهش دهند. یک سیستم واحد در شرکت های بزرگ بهتر کار می کند زیرا کاربران به جای یادگیری برنامه های متعدد، فقط یکبار نیاز به یادگیری نحوه استفاده از آن سیستم را دارند و هر کارمند فقط از قابلیت هایی که نیاز دارد استفاده می کند. 

2. شفافیت مطلق

پرسنل مدیریت می توانند موجودی را، از جمله تحویل های آینده را، پیگیری کنند. این امر به شما اجازه می دهد که بودجه را بهتر مدیریت کنید و به استراتژی اقتصادی ترجیحی پایبند باشید. در دسترس بودن داده ها در یک مکان، ارتباط بین بخش ها را بهبود می بخشد و به شما اجازه می دهد تا بر اساس داده ها  تصمیم بگیرید و منطق آنها را توضیح دهید. 

3. فرصت های برنامه ریزی و گزارش دهی بیشتر

یک سیستم واحد یکپارچه قادر به تولید گزارشات دقیق و ارائه آنالیز های مفید به صورت بلادرنگ است. به عنوان مثال، برنامه های درآمد و جریان نقدی و گزارشات. آنالیز عملکردها، تصمیم گیری های ضروری را آسان می کند. 

4. شخصی سازی کامل

معماری ماژولار با اهداف خاص کسب و کار شما بهتر سازگار می شود. هر کامپوننت می تواند به عنوان یک برنامه مستقل وجود داشته باشد یا با سایر ماژول ها ادغام شود. 

5. افزایش بهره وری

 با نرم افزار ERP، زمان، تلاش و پول سرمایه گذاری شده در یک پروژه کسب و کار، با حذف کارهای روتین و تکراری کاهش می یابد. در نتیجه زمان بیشتری برای تمرکز بر روی مهم ترین وظایفی که به طور مستقیم به موقعیت شما در شرکت مربوط می شود، دارید. 

6. خدمات بهتر به مشتری

نگهداری اطلاعات مشتری در یک سیستم، به فروشندگان کمک می کند تا روابط خود را با مخاطبین هدف بهینه کنند.  شما می توانید تلاش های بازاریابی را آنالیز کنید و استراتژی های جدید را بر اساس آنالیزها و گزارش ها توسعه دهید. 

7. صحت و امنیت بالای داده ها

مالکان و مدیریت کسب و کار می‌توانند دسترسی به داده‌ها را کنترل کنند . یک سیستم واحد، امنیت را بدون ایجاد تداخل بین منابع فراهم می‌کند.  نرم‌افزار محلی از اطلاعات حساس بکاپ می گیرد و اگر داده‌ها در ابر ذخیره شوند، سرقت آنها سخت‌تر می‌ شود. 

8. گردش کار موثر

نرم افزار ERP همچنین با به‌روزرسانی منظم اطلاعات ساختاریافته شرکت و ارائه همزمان اطلاعات به کارکنان ، جریان کاری موثر را فراهم می‌کنند. با بهبود ارتباطات، سطح همکاری و کارایی سازمان به‌طور کلی افزایش می یابد و هزینه‌های مرتبط با کار دستی کاهش می یابد. 

9. یکپارچگی با برنامه های موجود

سیستم‌های ERP با ارائه سرویس‌های مفید، سیستم ها را یکپارچه می کنند. این سرویس ها عبارتند از:

• بسته‌های تجارت الکترونیک برای پردازش سفارشات
• اسکنرهای بارکد و سایر سیستم‌های جانبی
• قابلیت BI که تجزیه و تحلیل را ساده می‌کند 

10. دسترسی به داده

خودکارسازی تعداد اشتباهاتی را که مردم اغلب انجام می‌دهند، کاهش می‌دهد. کاهش کار دستی، قابلیت اطمینان بیشتری از اطلاعات محرمانه ایجاد می‌کند. کارکنان به طور پیوسته به داده ها دسترسی دارند و کنترل های پیشرفته از نشت اطلاعات جلوگیری می‌کند. 

11. فرآیندهای ساختاریافته

در صورت استفاده از راهکارهای نرم افزار ERP سفارشی شده، شما محصولی را دریافت می‌کنید که با جریان کاری شما متناسب است و به‌طور کامل نیازهای مشتریان و اهداف شرکت شما را برآورده می‌کند . 

12. مدیریت زنجیره تأمین گسترده

نرم افزار ERP برای کسب و کارها مزایایی از جمله مدیریت زنجیره تأمین گسترده‌ را فراهم می‌کنند. سیستم اختصاصی، زمان جستجو، تحویل کالاها و خدمات را کاهش می‌دهد. با بهبود مدیریت موجودی، خرید و پیش‌بینی تقاضا، زنجیره تأمین به‌طور قابل توجهی چابک‌تر می‌شود و سودآوری را افزایش می‌دهد، تولید مازاد را کاهش می‌دهد و مدیریت موجودی را بهینه می‌کند. 

13. مقیاس پذیری بالا

برای یک کسب و کار مهم است که استراتژی ها را به درستی برنامه ریزی کند و توسعه دهد.  ERP به طور موثر رشد شرکت شما را تضمین می کند و به شما کمک می کند تا پایگاه مشتری خود را گسترش دهید، وارد بازارهای جدید شوید یا فرآیندهای نوآورانه را اجرا کنید.

مشکلات پیاده‌سازی نرم افزار ERP

با وجود مزایای فراوان، ممکن است دو مشکل اصلی با پیاده‌سازی سیستم‌های ERP داشته باشید.

• قیمت بالای راهکارهای خلاقانه و جدید

 اگر بسته سنتی را خریداری کنید، باید برای لایسنس پول پرداخت کنید. می‌توانید هزینه را با انتخاب یک سیستم ابری یا یک طرح اشتراک ماهانه کاهش دهید. به‌ یاد داشته باشید که طراحی رابط کاربری و تجربه کاربری(UI/UX) برای قابلیت استفاده سیستم بسیار مهم است، بنابراین مطمئن شوید که سرویس های با کیفیت بالا را سفارش می‌دهید.

• پیکربندی پولی

اگر سیستم نیازهای شما را برآورده نمی‌کند، سیستم‌ ERP مطابق با آن تنظیم می‌شود. این فرآیند رایگان نیست. یکی دیگر از مشکلات این است که تمام داده‌ها باید قابل اطمینان و دیجیتالی باشند و به صورت استاندارد ارائه شوند.

فرآیند توسعه نرم افزار ERP

 توسعه سیستم های ERP سفارشی یکی از پیچیده ترین رویکردها محسوب می شود که نیاز به یک چشم انداز یکپارچه از استراتژی توسعه دارد. در ادامه، یک راهنمای کوتاه به شما ارائه می‌شود تا تصویر کاملی از فرآیند توسعه نرم افزار ERP  بدست آورید.

1. مرحله کشف و شناسایی
2. مرحله طراحی
3. مرحله تکنولوژی ها
4. میزبانی  یا هاستینگ
5. پایگاه داده
6. یکپارچگی
7. تست

اگر مایلید درباره ی توسعه نرم افزار بیشتر بدانید، پیشنهاد می کنم مطلب زیر را مطالعه بفرمائید:

توسعه نرم افزار ERP – چگونه یک راهکار سفارشی بسازیم

مراحل پیاده‌ سازی نرم افزار ERP

چرخه عمر پیاده سازی نرم افزار ERP معمولاً شامل مراحل زیر است (تعداد مراحل ممکن است متفاوت باشد):

1. انتخاب محصول ERP
2. برنامه‌ریزی پروژه
3. تجزیه و تحلیل عدم تطابق (بین دو یا چند مجموعه داده، فرایند یا سیستم )
4. مهندسی مجدد
5. تست
6. آموزش
7. پیاده‌سازی
8. خدمات

 معمولاً چنین پروژه‌ای می‌تواند ۶ تا ۱۲ ماه طول بکشد.

کاربران اصلی نرم افزار ERP

کسب‌وکارها در زمینه‌های مختلف از سیستم‌های ERP  استفاده می‌کنند، اما استفاده از نرم افزار ERP  بیشتر در زمینه‌های زیر رایج است:

• تجارت آنلاین عمده فروشی و خرده فروشی
• ترابری، توزیع
• تولید، مدیریت مالی
• فناوری اطلاعات
• املاک و مستغلات

موارد دیگر به شرح زیر است:

• حسابداری، بدهی، پرداخت‌ها، مدیریت هزینه، مالیات، تلفیق مالی(ترکیب داده‌های مالی چند شرکت و تجمیع آن‌ها به یک شرکت والد)
• استخدام و آموزش پرسنل، حقوق و پاداش، وام و بازنشستگی
• حسابداری برای تجهیزات، مواد و تجهیزات تولید، مدیریت تولید و کنترل کیفیت محصول
• قیمت‌گذاری، ثبت و پردازش سفارشات، آنالیز فروش
• برنامه‌ریزی، خرید، موجودی، تنظیمات محصول، مدیریت مطالبات
• استفاده از منابع، برآورد هزینه، صورتحساب، واحدهای اجرایی، و مدیریت تولید
• بازاریابی، فروش، خدمات، کمیسیون، مخاطبین و پشتیبانی مشتری

مطالب مرتبط : چرخه عمر پیاده سازی ERP – بررسی ۱۱ مدل و مراحل آنها

مطالب مرتبط

مطالبی که ممکن است برایتان جالب باشد